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治理架構

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董事會結構與運作機制

本公司董事之選任,應考量公司中長期發展策略與董事會之整體配置。董事會成員組成亦考量多元化,包含但不限於以下兩大面向之選任標準:

一、基本條件與價值:性別、年齡、種族、國籍及文化等。
二、專業知識技能:專業背景、專業技能及產業經驗等。

依照中租控股「公司章程」與「董事選舉辦法」之規定,董事之選任採候選人提名制度,選任程序公正且充分揭露候選人資訊。本公司於2020年5月27日召開2020年股東常會選任第四屆董事(包含獨立董事),由6位董事與3位獨立董事組成第四屆董事會。董事年齡60歲以下共3位、60 歲至69歲共3位、70 歲以上共3位,其中女性1位。股東會固定於5月底前召開,與上市櫃股東會密集的六月份錯開,以保障股東參與權益,並採行電子投票,落實且鼓勵股東行動主義,尊重股東意見;本公司重大訊息也都同步同時以中英文公告於指定網站,平等對待國內外投資人。

第四屆董事專業背景

董事會成員之專業背景涵蓋金融、資訊科技、運輸、能源、法律與財務會計,並且對於企業管理、法令遵循、國際租稅及公司治理等具備豐富實務經驗,皆具備執行業務所需專業與能力。同時也藉由安排外部進修課程,以協助全體董事提升專業能力與對趨勢議題的掌握,2020年每位董事課程時數皆滿6小時,並為新任董事額外安排6小時董事責任與公司治理相關課程。

為了協助董事瞭解公司業務與營運執行現況,依照「董事會議事辦法」規定,定期性董事會每季至少召開一次,由董事長召集並擔任主席,並於7日前將會議議程與資料提供予各董事。2020年共計召開11次董事會,董事會平均親自出席率為100%。中租控股已於2018年設置專責之公司治理主管一名,協助董事遵循法令、深化公司治理,及落實法遵文化,確保公司之經營策略合法合規。

董事會績效評估

為落實公司治理並提升董事會功能,本公司依循「公司治理實務守則」訂有「董事會績效評估辦法」,定期於每年11月份進行前一年度11月初至當年度10月底董事會及功能性委員會之績效評估,評估對象包含董事會、功能性委員會整體運作情形與個別董事成員績效表現,評估表以1~5分(滿分為5分)之量化方式進行衡量,衡量項目如下:

2020年董事會及功能性委員會績效評量,評量結果請參考本公司網站
http://www.chaileaseholding.com/ugC_AboutUs02-02.asp)。

本公司訂定每三年委外執行外部績效評估,已於2020年委由中華公司治理協會對董事會之效能進行評估,該機構及執行專家與本公司無業務往來而具備獨立性,評估作業除了透過書面方式之問卷填答與審閱相關佐證資料以外,協會亦親至公司與董事、各功能性委員會召集人以及高階主管進行面對面訪評。經由協會以豐富的公司治理制度評量經驗為基礎,並分別就董事會之組成、指導、授權、監督、溝通、內部控制及風險管理、董事會之自律及其他如董事會會議、支援系統等八大構面進行整體觀察與評估,並於1 月 25日出具報告,本公司於2021年3月10日將上述建議事項及預計採行措施呈送董事會。本公司並擬於2021年再行修正董事會績效評估辦法,將董事出席率與績效評估連結,以加強董事會運作效率。

中租控股董事會下設有「審計委員會」、「薪酬委員會」及「公司治理暨永續經營委員會」,以強化董事會運作、提升監督之獨立性,維護股東權益。董事(含獨立董事)及公司主管酬金皆依公司章程規定給予,酬金與公司績效及董事績效具聯結性,獨立董事之報酬依董事會參照業界水準議定,未來將考慮規畫搜集利害關係人關於薪酬之意見,包含薪酬政策及建議等投票結果。

內部規範對董事利益衝突處理有做明文規定,董事對於董事會事項有利益衝突,不得加入討論及表決,且討論或表決時應予以迴避,並不得代理其他董事行使表決權。董事對於會議議案與其自身或其所代表之法人有利害關係之虞者,皆秉持高度自律與從嚴認定,自行迴避、不參與討論及表決。

本公司為因應稅務治理之國際趨勢並履行企業公民義務,於2020年5月份董事會通過訂定「稅務治理政策」,明定稅務相關策略與管理應符合誠信穩健之精神;並於8月份訂定「個人資料保護管理政策」,確立個人資料管理之專責單位,並定期向董事會報告,以強化中租控股暨各子公司對於個人資料之保護與管理,保護個人資料當事人權利。

公司治理暨永續經營委員會

2013年成立企業社會責任工作小組,2014年設立「企業社會責任委員會」2016年設置「公司治理暨誠信經營委員會」,經逐年檢視推展進度與效益,並依據進程或配合外部法令要求後,2018年提升組織層級,成為董事會下設功能性委員會,並更名為「公司治理暨永續經營委員會」,2020年下設公司治理與ESG 小組,每年將執行成果向董事會至少報告一次,協助將企業社會責任融入公司經營策略。

作業執行分為五大面向,由企業內12單位責任分工,團隊合計25名主管與員工。企業社會責任及公司治理工作計畫進度已於2019及2020年先後二次以書面報告方式提報委員,且經委員會決議後執行,相關執行成果報告已於2020年8月提報董事會。

公司治理暨永續經營委員會組織圖

中租控股及旗下子公司長期以多元化、多面向的方式實踐企業社會責任的理念,追求永續經營與獲利的同時,促進經濟、社會與環境生態之平衡及永續發展,並納入公司管理與營運。企業社會責任政策的精神理念與推行作為,以企業理念「價值、成長、誠信、紀律」為原則基礎,延伸深化為「公司治理-落實執行永續經營」、「客戶服務-價值創新創造雙贏」、「員工照顧-終身學習促進成長」、「環境保護-節能減碳推展綠能」、「社會參與-公益慈善關懷回饋」。

企業社會責任政策

「誠信」與「紀律」是企業文化重要的一環,嚴格要求員工秉持高道德標準以執行公司業務活動,並持續在日常工作中具體落實公司理念,中租控股及旗下子公司成員都有責任,肩負維護公司的聲譽與遵守法令的行為,避免個人利益與公司利益之衝突,保護公司及客戶之機密資訊,依循所有相關法令的規範與精神,而公司經營管理的重要作為即奠基於資訊揭露、法令遵循、風險管理與誠信經營。