本公司第四屆董事(包含獨立董事)於2020年5月27日召開之2020年度股東常會選任,選任方式與程序依循「公司章程」與「董事選舉辦法」之規定,採候選人提名制度,董事任期為3年。第四屆董事會由6位董事與3位獨立董事組成,董事年齡60歲以下共3位、60 歲至69歲共3位、70 歲以上共3位,其中女性1位。
為協助董事遵循法令、深化公司治理,及落實法遵文化,本公司已設置專責之公司治理主管,確保公司之經營策略合法合規。本公司依照「董事會議事辦法」規定,定期性董事會每季至少召開一次,由董事長召集並擔任主席,並於7日前將會議議程與資料提供予各董事,確保董事有充足資訊以參與議案之討論及決策,促進董事會監督與指導公司及經營團隊。2021年共計召開12次董事會,全體董事平均親自出席率為99%(含委託出席則達100%)。
董事會轄下設有「審計委員會」、「薪酬委員會」及「公司治理暨永續經營委員會」,以強化董事會監管職能、提升董事會之決策效率與決策品質,並維護股東權益。各功能性委員會之組成、主要職責與2021年運作情形如下:
內部規範對董事利益衝突處理已有明文規定,董事或委員對於會議事項,與其自身或其代表之法人有利害關係者,不得加入討論及表決,且討論或表決時應予以迴避,並不得代理其他董事行使表決權。董事對於會議議案與其自身或其所代表之法人有利害關係之虞者,皆秉持高度自律與從嚴認定,自行迴避、不參與討論及表決。
本公司董事之選任,應考量公司中長期發展策略與董事會之整體配置。董事會成員組成亦考量多元化,包含但不限於以下兩大面向之選任標準:
一、基本條件與價值:性別、年齡、種族、國籍及文化等。
二、專業知識技能:專業背景、專業技能及產業經驗等。
董事會成員之專業背景涵蓋金融、資訊科技、運輸、能源、法律與財務會計,並且對於企業管理、法令遵循、國際租稅及公司治理等具備豐富實務經驗,皆具備執行業務所需專業與能力。同時也藉由安排外部進修課程,以協助全體董事提升專業能力與對趨勢議題的掌握,2021年每位董事課程時數皆滿6小時。
為落實公司治理並提升董事會功能,本公司依循「公司治理實務守則」訂有「董事會績效評估辦法」,定期於每年11月份進行前一年度11月初至當年度10月底董事會及功能性委員會之績效評估,評估對象包含董事會、功能性委員會整體運作情形與個別董事成員績效表現,評估表以1~5分(滿分為5分)之量化方式進行衡量,衡量項目如下:
評估結果90%(含)達 4 分以上,則內部績效評估結果為「超越標準」; 80%(含)未滿 90%時,則為「符合標準」;低於 80%者,則為「仍可加強」。2021年董事會及功能性委員會績效評量,評量結果請參考本公司網站(https://www.chaileaseholding.com/CorporateGovernance/Directors)。
本公司訂定每三年委外執行外部績效評估,已於2020年委由中華公司治理協會對董事會之效能進行評估,該機構及執行專家與本公司無業務往來而具備獨立性,評估作業除了透過書面方式之問卷填答與審閱相關佐證資料以外,協會亦親至公司與董事、各功能性委員會召集人以及高階主管進行面對面訪評。經由協會以豐富的公司治理制度評量經驗為基礎,並分別就董事會之組成、指導、授權、監督、溝通、內部控制及風險管理、董事會之自律及其他如董事會會議、支援系統等八大構面進行整體觀察與評估,並於2021年1月25日出具報告,本公司將外部評估報告提報2021年3月10日召開之董事會,說明上述建議事項及因應措施,並於同次會議修訂「董事會績效評估辦法」,以加強董事會運作效率。
本公司以永續經營為理念,重視公司治理與企業社會責任之落實,為強化董事會職能、實踐資訊透明與提高企業價值,除了積極參與證交所與櫃買中心辦理的「公司治理評鑑」,亦持續參照國際指標如永續會計準則與道瓊永續評鑑等,訂定與修訂公司內部規章辦法,於2021年度修訂本公司「人權政策」與「個人資料保護管理政策」等。
為確保及配合未來風險調整後之獲利,中租控股公司訂有「高階主管持股信託獎酬計畫」(註),結合遞延獎酬、長期獎酬及持股要求進行規劃。總經理及其他高階主管獎金之發放,係以公司經營績效、股東總報酬率TSR及考量未來風險因素為主要依據,其前一年度年終分紅獎金至多20%作為遞延獎酬發放之基礎,以存入公司持股信託專戶方式遞延至少1年,使高階主管獎酬與公司長期績效及股東利益得以連結,如有其他重大風險事件影響公司商譽等事情發生時,本公司得依「高階主管薪酬索回政策」酌減獎金或不予發放。
註1:「高階主管持股信託獎酬計畫」適用對象與「高階主管持股辦法」相同。2013年成立企業社會責任工作小組,2014年設立「企業社會責任委員會」,2016年設置「公司治理暨誠信經營委員會」,經逐年檢視推展進度與效益,並依據進程或配合外部法令要求後,2018年提升組織層級,成為董事會下設功能性委員會,並更名為「公司治理暨永續經營委員會」,2020年下設公司治理與ESG 小組,每年將執行成果向董事會至少報告一次,協助將永續發展融入公司經營策略。
作業執行分為五大面向,由企業內12單位責任分工,團隊合計25名主管與員工。2021年之永續發展政策及公司治理工作計畫進度以書面報告方式提報委員,且經委員會決議後執行,相關執行成果報告已於2021年8月提報董事會。
中租控股及旗下子公司長期以多元化、多面向的方式實踐企業社會責任的理念,追求永續經營與獲利的同時,促進經濟、社會與環境生態之平衡及永續發展,並納入公司管理與營運。企業社會責任政策的精神理念與推行作為,以企業理念「價值、成長、誠信、紀律」為原則基礎,延伸深化為「公司治理-落實執行永續經營」、「客戶服務-價值創新創造雙贏」、「員工照顧-終身學習促進成長」、「環境保護-節能減碳推展綠能」、「社會參與-公益慈善關懷回饋」。
「誠信」與「紀律」是企業文化重要的一環,嚴格要求員工秉持高道德標準以執行公司業務活動,並持續在日常工作中具體落實公司理念,中租控股及旗下子公司成員都有責任,肩負維護公司的聲譽與遵守法令的行為,避免個人利益與公司利益之衝突,保護公司及客戶之機密資訊,依循所有相關法令的規範與精神,而公司經營管理的重要作為即奠基於資訊揭露、法令遵循、風險管理與誠信經營。
自2011年於台灣證券交易所掛牌上市後,參與「上市上櫃公司資訊揭露評鑑」,經三年努力持續提升為最佳評等 A++,過程中企業落實遵循基本法令更加完善,並自願性揭露及實踐資訊透明度,也參與證交所與櫃買中心辦理的「公司治理評鑑」,繼2015年、2017年至2020年皆獲得上市公司排名前百分之五的績優表現。
除依法令規定每月公告營收外,自願每月25日前公告獲利情形,讓投資大眾更即時掌握公司營收及獲利資訊。公司網站提供中英文財務營運、董事會重要決議事項、重要規章等完整的資訊揭露服務,而為了使得資訊公告機制完善,內部訂有明確的執行流程、責任分工,依照資訊的種類與屬性,歸屬各功能單位負責,經由內部的分工、覆核、確認機制,確保資訊的正確性,並於2018年修定中租控股資訊公告暨申報作業程序。法令遵循單位也會不定期提供相關外部法令規定、修改內容予各功能單位參考。
2011年掛牌上市時,自願提升法令遵循標準,比照金融機構制定法令遵循管理辦法並設置專職單位辦理法令遵循事項,有實體營運之重要子公司例如中租迪和、仲利國際等也都制訂各公司的法令遵循管理辦法,定期舉行法遵宣導及教育訓練,確保公司營運及產品符合內外部法令,每年定期舉行法令遵循自行檢查,並將年度法令遵循執行結果向董事會報告。
為配合公司法未來修法趨勢,並因應金融監督管理委員會透過推動新版公司治理藍圖,中租控股於2018年設置專責之公司治理主管一位。同時就公司治理事務調整控股法務組、秘書處及行政組之職務分配,秘書處及行政組之公司治理人員於公司治理事務下,歸屬於控股法務組,並由公司治理主管督導控股法務組執行公司治理事務。
除法定公司治理事務外,公司治理主管另統籌本公司法律事務,負責制度規劃、執行、管理及考核,主要功能包括外部法令蒐集、建立清楚適當之法令傳達、諮詢、協調與溝通系統,確認作業及管理規章配合法規適時更新,使營運活動符合法令規定;訂定及執行法令遵循自行查核及評估內容與程序,並督導各單位執行;對各單位進行適當合宜之法規訓練。2021年自行檢查結果均符合法令規定。
因應台灣洗錢防制法將融資性租賃業務納入規範對象,就融資性租賃相關外部法令內容及施行方式,本公司將盡最大努力與主管機關協調並在兼顧善盡企業社會責任、反洗錢及資恐風險及降低作業成本考量下,2021年度本公司及轄下重要子公司執行防制洗錢及打擊資恐作業重要摘要如下:
洗錢防制作業流程管理機制說明如下:
為使管理階層得以適時且有效地瞭解本公司整體洗錢與資恐風險,並決定、發展應建立之機制與合宜之抵減措施,本公司參考FATF40項建議,並依國際規範暨趨勢,透過顧問導入集團一致性之機構風險評估方法論,進行機構洗錢及資恐風險評估,評估面向包括國家地域、產品或服務、交易或支付管道及客戶面向,評估整體機構之固有風險、控制措施及剩餘風險,瞭解自身風險並依報告結果訂立行動方案(待改善事項),該機構風險評估報告應提報至董事會後陳報主管機關備查,另機構風險評估報告中行動方案(待改善事項)應由洗錢防制專責單位定期呈報董事會追蹤其執行成效,董事會並依具體事實提出建議或給予一定支持,建立董事會注重洗錢防制及打擊資恐之文化。
為遵循洗錢防制法、資恐防制法及金融機構防制洗錢辦法等外部規定,2021年度新訂定與修訂內部規章,重要規範之調整列示如下:
採取措施以識別客戶身分,包括蒐集、更新及保存資訊,此等程序包括識別企業戶之實質受益人,及重要政治性職務之人與其家庭成員及有密切關係之人等。採行風險基礎方法(RBA)之原則,以風險基礎審查,專注於重大洗錢高風險客戶及交易以風險分級,執行不同強度之審查機制(CDD、EDD)有效地資源分配,如辨識為高風險客戶,需採取加強盡職審查來確認客戶資金需求及主要還款來源,且與高風險客戶之業務關係建立需高階管理階層審查同意。
建立業務關係時本公司應對客戶及其相關係人(負責人、保證公司/人、實質受益人、供應商)執行姓名檢核作業,姓名檢核資料庫(道瓊資料庫)種類分為國內外制裁名單(包含但不限於美國財政部海外資產控制辦公室(OFAC)、聯合國、歐盟及我國公佈之制裁名單)、國內外重要政治性職務之人與其家庭成員及有密切關係之人(以下簡稱國內外PEPs)及涉及洗錢之負面新聞,同時資料庫如有更新時,每日將以夜間批次就增量名單對全量客戶進行姓名檢核作業,無論係建立業務關係時或為批次姓名檢核時符合名單資訊,皆會由作業人員審核放行,如為制裁名單不得建立業務關係且應即時通報;若為國內外PEPs該客戶風險應提高至高風險客戶,且每年應執行定期覆審作業;如為涉及洗錢負面新聞時,應確認是否為我國國家風險評估報告(NRA)中非常高威脅之八大犯罪,如是,應加強確認其資金用途及還款來源並由高階管理人員核准後始得承作。另配合2021年12月間國家風險評估報告內容更新,預計將於2022年度將非常高威脅之八大犯罪調整為十大犯罪並適時調整客戶風險接納政策。
另外,本公司重要子公司亦有建立集團自建名單分享機制,固定於每月初向各審查單位窗口詢問是否有符合下表態樣類別之客戶名單,如有,須提供公司別、名單態樣、姓名/名稱、性別、國籍/註冊國、生日/設立日期、實質受益人資訊回報專責單位,由各子公司專責單位將資料統整後回覆予控股法務組,並於建立業務關係或自建名單有新增時皆會進行名單檢核作業。
有關交易監控,於進行交易或建立業務關係時暨進行中,由專責人員依風險為本的精神,針對潛在高風險顧客警報進行分析與資料蒐集,參考客戶產業、通路來源、業務部門以及交易活動是否符合過往習性,並將調查過程留存紀錄軌跡,且進行加強管控措施,提高交易核決層級及加強盡職調查。專責人員經調查分析後,將可能涉及洗錢或資恐活動之客戶或交易活動向法務部調查局提交可疑活動報告。自2020年12月起透過外購系統上線後,專責單位持續蒐集相關警報案例,並定期檢視參數有效性,於2021年度依各業務單位規模暨操作商品特性區分群組,設定不同參數,針對較可疑態樣集中資源辨識,有效控管相關風險。
為強化洗錢防制及打擊資恐教育訓練課程,及深化全體人員之防制洗錢意識,針對全體同仁(含新進人員)、專責人員、董事及高階管理人員、法遵、稽核及第一線業務人員,每年依其業務性質,採分門別類之方式,安排適當內容及時數之防制洗錢及打擊資恐教育訓練。
另外,專責主管皆取得國際公認反洗錢師(CAMS)證照,並定期於國際公認反洗錢師所開立課程(含線上培訓)接受相關培訓,因應國際趨勢及法規變化了解最洗錢防制及打擊資恐作業內容並做出因應調整。相關的教育訓練如下表:
稽核單位每年定期就人員執掌(組織)、政策、作業規範及洗錢防制系統三大範圍進行有效性測試,並出具查核報告向董事會報告,針對查核缺失定期追蹤各單位改善情形。
專責單位每年應向董事會及監察人報告當年度洗錢防制及打擊資恐作業執行概況,每年提報內容包至少應涵蓋法令規範之異動、作業執行概況及當年度重要執行專案進行報告,如有發現重大違反洗錢防制相關法令時,亦會立即向董事會及監察人報告,董事及監察人依報告內容進行討論並給予建議,會後如有待改善追蹤事項,洗錢防制專責單位應定期將改善進度提報董事會及監察人,以建立本公司完善洗錢防制及打擊資恐制度及文化。
為因應稅務治理之國際趨勢,並善盡企業社會責任,本公司訂有「稅務治理政策」,以管理稅務策略及事務,相關政策內容可參閱官網之公司治理重要公司章則。
2021年持續受新冠肺炎影響,造成全球經濟急速下降,使得企業和消費者信心下降以及生產放緩。面對整體經濟環境,我們將秉持一貫的風險管理理念,掌握各產業發展情況與未來前景,採取客群、產業及區域分散的方式,有效降低市場變動的風險。
控股公司設有風險管理委員會,每半年開會一次,且重要子公司設有風險管理委員會,每季開會一次,以維持健全且有效率的風險管理機制。另制定風險管理政策,以確保所有業務的潛在風險被有效管理,對於正常案件也會依據資產品質調整備抵呆帳提列比率。此外,設有評估客戶信用風險的風險評估模型,企業金融及微型企業信用風險評估方法兩項,分別獲得台灣智慧財產局審查通過之發明專利。
由世界經濟論壇發布的2022年全球風險報告中顯示,新興風險的類別項目逐年增多且發生機率提高,故中租控股及子公司為強化新興風險管理,建立新興風險鑑別流程,以進行新興風險評估與辨識,進而評估風險影響性及發生可能性,並依重要新興風險,訂立減緩措施,且定期追蹤與檢討執行成果。
依世界經濟論壇2022年全球風險報告提及之新興風險,依照風險的影響程度、發生機率之高低,畫出新興風險矩陣圖,中租控股針對重大影響之新興風險提出減緩措施。
中租控股及子公司新興風險及擬定之減緩措施如下:
防疫會議之防疫內容包括全球疫情收集、員工差旅管理、通報與醫療協助、員工防疫觀念的宣導、環境消毒等各項防疫措施,完成全公司防疫準備,預防員工於職場感染,保障員工提供安全職場環境。
對於影響公司正常經營、破壞企業形象、環境引發可能的天災風險等,可能導致公司危害公司權益之內部或外部事件,企業設有危機管理委員會,並訂定危機管理準則機制,使本公司在面對危機/緊急事件之發生,具有完整的管理與處理機制,並縮短危機處理時效,損害降至最低。
因應新型冠狀病毒感染(COVID-19)疫情,為保障員工職場安全及避免影響集團公司營運,在職業安全衛生會議中新增生物性危害預防,本公司啟動相關危機管理機制,並由總指揮董事長陳鳳龍董事長定期召開防疫會議,並參酌我國疾病管制署之防疫建議,訂定防疫規範。
同時,為防護員工健康,公司發送每名員工防疫物資包,亦主動為員工加保防疫險,因新冠肺炎匡列隔離或住院治療都可獲得保障,並提供支薪接種假,鼓勵員工接種新冠疫苗。
公司之內部控制制度係由經理人所設計,董事會通過,並由董事會、經理人及其他員工執行之管理過程,其目的在於促進公司之健全經營,以合理確保下列目標之達成:
一、營運之效果及效率。
二、報導具可靠性、及時性、透明性及符合相關規範。
三、相關法令規章之遵循。
依循誠信經營守則,以誠信為基礎之政策,訂定防範方案,同仁皆簽署職員承諾書,承諾遵守公司紀律;於2014年增訂「誠信經營作業程序及行為指南」,明列不誠信行為及相關利益型態及獎懲制度,要求往來對象不得有賄賂等不誠信行為。訂定道德行為準則,規範員工執行職務遵循法令及道德行為準則,明定防止利益衝突,追求高度道德標準。新進人員訓練時亦安排企業倫理、公司行為準則等課程,明確宣導公司紀律,嚴守員工操守行為。除了全體新人均須參加誠信原則與行為指南概說課程外,亦針對既有員工定期調訓。
為配合2018年台灣公司法修正,本公司於2019年修訂誠信經營守則;並於2020年修訂公司治理實務守則、誠信經營作業程序及行為指南,以及道德行為準則,並擬將道德行為準則之修正情形提報2021年股東會。規範本公司人員執行業務過程之行為,並指派本公司法務組為專責單位,維護及落實誠信經營行為。
依據本公司「誠信經營守則」第3條規定:「本公司及各子公司之董事、經理人、受僱人、受任人或具有實質控制能力者,於從事商業行為之過程中,不得直接或間接提供、承諾、要求或收受任何不正當利益,或做出其他違反誠信、不法或違背受託義務等不誠信行為,以求獲得或維持利益。」
此外,同守則第10條更針對商業活動規定:「本公司於商業往來之前,應考量代理商、供應商、客戶或其他商業往來交易對象之合法性及是否涉有不誠信行為,避免與涉有不誠信行為者進行交易。」因此,本法明定禁止從事任何行賄為(第11條)和收受不正當利益(第14條)等行為。
另一方面,本公司「誠信經營作業程序及行為指南」則進一步規定收受不正當利益之處理程序(第7條)、與客戶建立商業關係前之誠信評估(第17條),和避免與不誠信者交易(第19條)。本公司於2019至2021年間修訂公司治理實務守則、誠信經營守則及誠信經營作業程序及行為指南後,於2022年3月再依最新法規修訂公司治理實務守則。
針對董事責任保險,本公司所採行之法律遵循措施優於法令規範,自2012年上市以來即就董事責任予以投保;並於2017年8月即以臨時股東會決議修改章程,將卸任董事一併納入補償範圍外,亦於之後與個別董事簽署補償協議,同時投保「董監事及重要職員責任保險」,預防董監事及重要職員執行職務的錯誤行為,導致第三者受損,提供求償管道,也借助保險轉移因訴訟造成公司的財務風險,健全公司經營。
投保「員工誠實險」,以企業為被保險人,防範與保障因員工未誠實履行職務,可能造成公司重大損害之職務(如法務、財會與業務人員),造成企業所有或受託保管財產上的損失,將該營運風險部份轉嫁由保險承擔,降低公司之損失,進而保障股東權益。
本公司及子公司建置有「舞弊及違反行為準則舉報辦法」,亦訂立「舉報人保護作業辦法」、「性騷擾防治措施及申訴、懲戒辦法」、「職場不法侵害防治措施及申訴、懲戒辦法」。內外部人員皆可透過官方網站及內部網站公開之檢舉專線、電子郵件信箱及郵寄信箱多種管道舉發不當行為。本公司之「舞弊及違反行為準則舉報辦法」並訂有專責受理單位、獨立調查單位,舞弊及違反行為準則情事之受理及調查時程。如發生職場不法侵害(如:歧視、霸凌與性騷擾)行為經調查屬實者, 本公司得視情節輕重, 對受雇之行為人依工作規則…等相關規定為調職、降職、減薪、懲戒或其他處理。如涉及刑事責任時,本公司並應協助申訴人提出告訴或告發。
受理單位接獲檢舉後,經初判非舉報不實或資料不齊之案件後,將依舉報事件之類型由獨立調查單位負責調查,經查證屬實者,違反公司紀律、規範之人員將依本公司獎懲辦法規定予以懲處,並加強內部宣導遵循公司紀律與規範。對於舉報人身分及調查過程中之相關資訊,本公司將依「舉報人保護作業辦法」嚴格保密。
經查本年度本公司及子公司舉報之案件,其中29件舉報經調查後,違反公司紀律、規範之人員已依公司獎懲辦法懲處,並已進行內部宣導。註:上述2021年懲處案件29件,涉案人數共計39人,約占員工人數的0.5%(2021年度總員工人數為7,787人)
改善措施:
1.有關使勞工延長工作時間,中租汽車已於109年9月18日勞資會議中討論並同意。
2.自109年10月1日起,中租汽車取消計時工讀生恩惠性之伙食津貼發放,以避免工資認定疑義,並於同時提前反應110年度之基本工資調整,將計時人員時薪調升至優於法令水準,以落實公司一貫照顧員工的經營理念。
本公司雖非聯合國全球盟約(UN Global Compact,UNGC)之成員,然仍響應UNGC之對應策略。就UNGC之十項原則,本公司對應之公司規範及聲明如下:
以台灣的「零卡」作為典範開端,建制出消金產品所需的數位化工具,將之標準化、制度化與系統化。並延伸發揮公版的精神,資源共享,將成功經驗複製到東協子公司,有計畫地促使每家子公司逐步落實推出消費金融產品。未來,推廣到台灣企金事業、中國大陸事業群。
在拓展再生能源、追求永續發展方面,中租向來不遺餘力,從太陽能發電、進而跨入儲能與售電,也因應未來電動車逐步普及的趨勢,投資充電樁業務,串聯綠能產業的價值鏈,創造互利、共生、多贏的市場優勢。
保險經紀,屬於輕資本的業務型態,是中租深具價值的產品之一。近年來,台灣與泰國公司推廣保經所累積的實績成果,可作為其他子公司建制複製學習的成功經驗。展望未來,將再加快、再放大保經事業的推廣速度,以成為中租控股的重要獲利來源之一。